La buena noticia: la mayoría de sanciones se pueden evitar si el registro es fiable, trazable y resistente a la manipulación.

A continuación, analizamos las 7 sanciones más frecuentes y cómo prevenirlas con un sistema moderno como CheckBiz.

1. No disponer de un registro diario de jornada accesible y coherente

Motivo de sanción: La empresa debe registrar la jornada cada día, incluyendo hora de inicio, fin y total trabajado.
Si no existe un sistema claro, automático y accesible en el momento, Inspección puede sancionar.

Cómo evitarlo con CheckBiz:

• Registro automático en cada check-in/check-out
  
• Acceso inmediato para auditoría
  
• Historial completo durante el tiempo exigido por ley

2. Manipulación de fichajes o ausencia de trazabilidad en los cambios

Motivo de sanción: La ley exige que los registros sean fiables, objetivos y no manipulables.
Si el horario puede alterarse sin control o sin evidencia clara, la empresa incumple.

Cómo lo evita CheckBiz:

• Cada marcaje va firmado con ubicación, dispositivo y hora real
  
• Cualquier actualización debe ser validada por el empleado
  
• Registro auditado de cada cambio con histórico completo
  

3. Fichajes desde ubicaciones no autorizadas o fuera del centro de trabajo

Cada vez más habitual: un empleado ficha desde casa, desde el coche o desde otro lugar no autorizado.

Motivo de sanción: Un fichaje fuera del área de trabajo puede ser interpretado como fraude organizativo o falta de control empresarial.

Cómo lo evita CheckBiz:

• Validación precisa de ubicación
  
• Radio de marcaje configurable por sucursal/proyecto
  
• Alertas automáticas de “fuera de zona”
  
• Estadísticas de comportamiento por ubicación

4. Registros incompletos o inconsistentes

En muchas herramientas poco avanzadas, estos problemas pueden generar registros inválidos o inconsistentes, lo que complica una auditoría y expone a la empresa a sanciones.

Ejemplos típicos:

• Sólo aparece la hora de inicio pero no la de fin
• Total de horas incorrecto
• La secuencia de marcajes no es coherente (entrada → entrada, salida → salida)
• Jornadas incompletas sin explicación
• Registros que no siguen un orden lógico por fallos de la plataforma
  

Motivo de sanción: El registro debe ser coherente, y cada jornada debe quedar cerrada con datos válidos y verificables. Las inconsistencias son interpretadas como falta de control empresarial.

Cómo lo evita CheckBiz:

• Validación automática de coherencia: si la jornada está iniciada, la única acción posible es finalizarla.
  
• Prevención de secuencias inválidas: la app bloquea acciones imposibles como marcar entrada tras una entrada o salida tras una salida.
  
• Gestión segura de intentos fallidos: si por mala conexión o condiciones incorrectas el fichaje no es válido, no se registra hasta que el evento cumpla todos los requisitos.
  
• Detección y bloqueo de intentos anómalos: la plataforma descarta cualquier marcaje que no cumpla ubicación, dispositivo o secuencia lógica.
  
• Insights sobre patrones anómalos: señales de comportamiento irregular para análisis operativos y de cumplimiento.

5. Falta de conservación de los registros durante el tiempo obligatorio

En España, por ejemplo, deben conservarse 4 años.
Otros países de la UE tienen plazos similares.

Motivo de sanción: No poder presentar los registros completos en una inspección es motivo directo de sanción.

Cómo lo evita CheckBiz:

• Almacenamiento seguro y estructurado
  
• Historial completísimo de todos los registros
  
• Exportaciones rápidas en formato legal para auditorías

6. Sistemas de fichaje que permiten alteraciones sin consentimiento del empleado

Esto es uno de los puntos más vigilados desde 2023–2025.

Motivo de sanción: La normativa exige que las modificaciones del registro de jornada no dependan sólo del administrador:
el empleado debe validar o tener evidencia de cualquier modificación.

Cómo lo resuelve CheckBiz:

• Notificación automática al empleado en cada ajuste
  
• Registro de aceptación/rechazo
  
• Auditoría completa de cambios
  
• Protección legal para la empresa y para el trabajador

7. No diferenciar entre fichajes válidos y fichajes sospechosos

Las inspecciones actuales analizan no sólo el dato, sino la consistencia del dato.

Motivo de sanción: Si el sistema no detecta irregularidades (ubicación incorrecta, excesiva variabilidad, horarios incoherentes), se interpreta como falta de control empresarial.

Cómo lo previene CheckBiz:

La plataforma detecta automáticamente anomalías como:

• Marcajes desde ubicaciones no autorizadas
  
• Horarios fuera de patrón
  
• Variabilidad excesiva
  
• Sesiones de trabajo inconsistentes
  
• Patrones repetitivos fuera de norma
  

Esto permite corregir antes de que la inspección se pronuncie.

El impacto real: sanciones, reputación y decisiones empresariales

Las sanciones por fallos en el registro de jornada pueden superar los 7.500 € en casos graves, pero el impacto no se queda ahí, supone:

• Pérdida de credibilidad
• Conflictos laborales
• Reclamaciones de horas extra
• Litigios con empleados
• Pérdida de eficiencia operativa
• Auditorías más duras en el futuro
  

Cumplir ya no es una opción: es una necesidad de operación.

CheckBiz: cumplimiento + trazabilidad + control real

La plataforma garantiza:

• Registro fiable
  
• Validación geográfica
  
• Trazabilidad completa
  
• Auditoría permanente
  
• Control por sucursal/proyecto
  
• Datos en tiempo real
  
• Insights listos para decisiones gerenciales
  

Cumplimiento legal e inteligencia operativa en un solo sistema.

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